¿Qué es la Ofimática?, Clasificación, Herramientas Utilizadas, etc.

¿Qué es la Ofimática?

Según   Excel Para Todos, Aprende Excel y conviértete en un experto

La Ofimática trata de las herramientas que se usan para crear, manipular, transmitir información, almacenar y automatizar las tareas necesarias para lograr los objetivos de sus funciones.

También la ofimática es el conjunto de aplicaciones, herramientas informáticas y técnicas, que son utilizadas en las funciones de la oficina para perfeccionar, optimizar y ser más eficientes en las labores y tareas diarias. 

Los Principales Tipos de Ofimática.

1- Ofimática Online: comprende todos los softwares, sistemas y aplicaciones que funcionan mediante una plataforma online, de manera que no requieren la instalación en un equipo, sino que trabajan mediante el acceso a Internet. Son herramientas que se alojan en la nube, lo que permite almacenar o compartir archivos de forma rápida y eficaz, a la vez que facilita el acceso a los mismos desde cualquier ordenador y lugar del mundo.

2- Ofimática Local o de Escritorio: son aquellos sistemas, aplicaciones y softwares de ofimática que requieren ser instalados en un ordenador para funcionar. A pesar de que las aplicaciones ofimáticas de escritorio cuentan con funciones de red, su principal objetivo es operar en cualquier entorno, es decir, tanto online como offline.  

 

Algunas de las Herramientas de Ofimática Son:

     Ø Teléfonos

     Ø Equipos de Fax

     Ø Agendas.

     Ø Mensajería instantánea

     Ø Bases de datos.

     Ø Herramientas de presentación multimedia.

     Ø Paquetes informáticos tales como Microsoft Office

     Ø Procesadores de texto.

     Ø Programas de correo electrónico

     Ø Impresoras

Los Programas de Ofimática más Utilizados.

1- Word. Es un procesador de textos. Se utiliza para redactar y darle formato a cualquier tipo de texto. También pueden realizarse otro tipo de cosas, como páginas web.

2- Excel. Su función principal es la hoja de cálculo, allí se pueden crear archivos de, por ejemplo, facturas, llevar el control de un estado de cuenta, elaborar estadísticas y demás.

3- Access. Es una herramienta de gestión de bases de datos. Aquí se puede controlar un inventario, llevar un registro de libros y otras acciones similares.

4- Power Point. Es el programa ideal para desarrollar presentaciones. Es ideal para acompañar discursos. Se pueden insertar imágenes, sonidos, videos y demás.

5- Outlook. Sirve para administrar el correo electrónico. Incluye además la posibilidad de llevar control de una agenda con calendario. Tiene tambien recordatorios.

¿Para qué Sirve la Ofimática?

En referencia a lo anterior, podemos decir que la principal ventaja de la ofimática es que nos ayuda a automatizar y optimizar las tareas habituales en una oficina. Además de que, son las herramientas o medios ofimáticos nos permiten idear, elaborar, manipular y transmitir la información.

Toda actividad que pueda realizarse de forma manual en un complejo de oficinas puede hacerse con la ofimática de manera mucho más simple, rápida y mejor.

Por ejemplo, la comunicación interna o externa nos permite compartir de manera veloz y eficiente, los informes que hoy podemos realizar con Excel de manera semiautomática o automática, en cuestión de segundos.

En nuestro ejemplo, vemos que podríamos estar utilizando unas herramientas que tienen mucho que ver con el software (programas, redes, etc.) y el hardware (computadora, teléfonos y equipos), lo cual son efectos naturales que rodean a lo que es la ofimática en sí.

Ventajas y Desventajas de Utilizar la Ofimática en las Empresas o Instituciones.

La implementación de la ofimática en las empresas facilita las tareas de oficina, optimiza los procesos administrativos y ayuda a gestionar mejor la información. Eso se traduce en una reducción significativa de los costes, un uso más racional del tiempo y un mayor rendimiento y control.

Sin embargo, la ofimática no está exenta de sombras. Su dependencia a la energía eléctrica, los problemas de privacidad, posibles errores en los sistemas ofimáticos o fallos en la red pueden suponer un problema puntual para el funcionamiento de las empresas, por lo que necesitan contar con protocolos de actuación que prevean esos escenarios.